O avanço da tecnologia e o surgimento da internet proporcionaram às organizações diversas vantagens, sobretudo no que diz respeito à gestão e à comunicação acadêmica.

Antes presas aos modelos de gestão e comunicação tradicionais, hoje as empresas, sejam elas faculdades, escolas ou centros de cursos, contam com diversas tecnologias que podem fazer a diferença em seu cotidiano, impactando em suas atividades e agilizando seus processos.

Você conhece algum sistema web e sabe de suas vantagens para a sua organização? Não? Então que tal ler este texto até o final? Nele, você não vai apenas saber das vantagens de um sistema web para a gestão acadêmica, mas também conhecerá as suas principais contribuições para o processo de comunicação.

Vale ressaltar que a gestão do negócio está interligada com a comunicação e ambos os processos, quando bem administrados, podem facilitar que a organização alcance seus objetivos de forma mais rápida.

Do papel à tecnologia web

Se antes precisávamos do papel para gerir bem os negócios, assim como para se comunicar a distância — como as famosas mensagens que eram entregues pelos pombos-correios nas civilizações antigas — hoje existem diversas tecnologias que suprem facilmente as demandas, como, por exemplo, um sistema para web, que pode contar com uma interface intuitiva e diversos recursos para facilitar a gestão acadêmica/ negócio.

Quem não se recorda ou já leu em livros relatos de que o papel foi e continua sendo para muitas organizações, uma das grandes invenções capazes de registrar e impactar o cotidiano das instituições?

Pois é! Todos nós, não é mesmo?

Inclusive, quem nunca escutou a expressão popular “carimbador de arquivos”, em referência ao profissional responsável pela guarda de grande monta de arquivos de todos os formatos possíveis, especialmente papeis?

Contudo, com o avanço da tecnologia e com um imaginário social que valoriza a sustentabilidade e o respeito ao meio ambiente, determinadas ferramentas tecnológicas caem como uma luva dentro das organizações, sem que se perca a qualidade de seu trabalho.

Pelo contrário, o uso dessas tecnologias apresenta diversas vantagens, vejamos.

Vantagens de um sistema web para a gestão do negócio

Nas entrelinhas do que já discorremos, acabamos apresentando a primeira vantagem, que causa impacto não necessariamente no modelo de gestão, mas na identidade cultural da instituição: o respeito ao meio ambiente e a adoção de medidas sustentáveis.

Cá para nós, uma instituição que prefere trocar o papel pela tecnologia pode ser vista como uma organização que valoriza a sustentabilidade? É claro que sim!

Especialmente em uma época de supervalorização do uso dos recursos naturais com racionalidade e consciência, de modo que estes não se tornem escassos.

Mas então, quais vantagens um sistema web pode trazer para a gestão da sua escola ou faculdade, fora essa que acabamos de destacar?

Fizemos uma lista com as 3 principais vantagens, de modo que você avalie e possa consultar sempre que julgar necessário:

1 — Suporte à gestão administrativa e ao atendimento

Um sistema web é a solução mais adequada para a área administrativa, uma vez que ele pode dar suporte para o registro de atividades em geral que fazem parte do cotidiano de escolas e faculdades, como, por exemplo, o registro de processos de matrículas, documentos de clientes e da própria instituição, entre outras atividades.

Imagine hipoteticamente que você esteja atendendo um cliente apressado, mas que precisa de um documento com certa urgência, como uma declaração de vínculo institucional, por exemplo.

Nessa situação, você pode consultar o sistema web da instituição para emitir o documento, de forma simples, sem que o cliente seja prejudicado.

Além disso, um sistema web é uma excelente ferramenta para agilizar processos e para permitir que a diretoria ou a coordenação possa acompanhar de perto todo o funcionamento da instituição de ensino.

2 — Suporte à gestão financeira

Como uma subespécie da área administrativa, com um sistema web você também pode contar com apoio na área financeira.

Quer dizer, não apenas a instituição pode contar com esse recurso, pois pelo fato de o sistema vincular-se à web, os clientes também possuem vantagens, podendo eles emitir segunda via de boletos e ficha financeira, se for o caso, diretamente de suas casas, com a comodidade que merecem.

3 — Suporte à gestão pedagógica

Já imaginou ter que ficar horas e horas preenchendo boletins ou históricos escolares de alunos em cadernetas impressas?

Não? Pois bem, um sistema web colabora para dar um mega auxílio às atividades pedagógicas, possibilitando que você possa registrar, de forma fácil e simples, não só as notas dos alunos, mas também conteúdos de aulas, faltas de alunos e enviar comunicados, quando for preciso.

O sistema web pode melhorar o processo de comunicação de sua organização

Com um sistema web, o processo de comunicação de sua instituição pode melhorar, uma vez que ele possibilita, através de um espaço interativo, intuitivo e dinâmico, a comunicação entre os discentes e os docentes; entre os discentes e a instituição; entre os próprios discentes entre si, através de fóruns e de processos de avaliação; entre outros.

O diálogo hoje é visto não apenas como algo a ser inserido nas organizações, mas como algo fundamental para a sua sobrevivência, de acordo com diversos teóricos da comunicação institucional, como Júlio Afonso, doutor em Comunicação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro.

Uma instituição que conta com ferramentas que podem melhorar o seu processo de comunicação e diálogo com os públicos com que se relaciona se sobressai e conquista rapidamente o mercado, pois não existe nada mais desagradável que fazer parte de uma instituição que não valoriza a comunicação como um processo de relacionamento e de oportunidade para conquistar novos clientes.

Assim, além dos professores e funcionários poderem acessar o sistema, os alunos também poderão. Ou seja, a eles será permitido, por exemplo:

• Acessar suas notas;
• Acessar conteúdos disponibilizados pelos professores;
• Participar de fóruns;
• Realizar tarefas solicitadas pela equipe docente;
• Fazer downloads de arquivos;
• Imprimir boletos e declaração de quitação;
• Avaliar a instituição;
• Manter diálogo com os professores, através de fóruns.

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